Biuro i biurko, praca, szkolenia pracowników

Wideokonferencje – oszczędność czasu i poprawa wydajności w firmie?

Z badań rynkowych takich firm jak Polycom wynika, że firmy nawet w najbardziej „zaawansowanych” technologicznie krajach dość niechętnie sięgają po połączenia wideo. O ile dzwonienie do współpracowników, klientów, kontrahentów itp. za pomocą komórki i na komórkę wydaje się więcej niż oczywiste, tak połączenia wideo nadal kojarzone są w społeczeństwie, także wśród szefów, jako coś, co świetnie sprawdza się do kontaktu z rodziną i przyjaciółmi z dalekich miejscowości, ale nie wypada profesjonalnie jako codzienny element działalności firmy. Zwłaszcza mniejsze firmy, gdzie nikt specjalnie tego nie nadzoruje, często traktują rozmowy wideo wyłącznie jako coś, co trzeba zaplanować. Tymczasem przeszkód technologicznych do szybkiego i spontanicznego połączenia coraz częściej nie ma. O ile firma nie znajduje się w odległym od miasta miejscu, zazwyczaj nie będzie wielkim kosztem zamontowanie łącza internetowego, które pozwoli bezproblemowo rozmawiać przez wideo – warto jedynie pamiętać, że znaczenie ma tutaj nie tylko najczęściej podawana szybkość odbierania danych na łączu, ale też wysyłania ich. W obu przypadkach najlepiej w obecnych czasach, by było to chociażby 4 Mb/s. Dla połączeń na wiele osób (np. siedem), firma Skype poleca 8 Mb/s pobierania i 512 kb/s odbierania. Spełnienie tych wymagań nie jest specjalnie kosztowne, w sytuacji, gdy często możemy sięgnąć nawet po modem światłowodowy. Niedrogie są też kamery i mikrofony, o ile nasz komputer czy telefon nie posiada już wbudowanych. To właściwie wszystko, co jest niezbędne do rozmawiania przez wideo. A jakie korzyści z wprowadzenia wideo są dostrzegane najczęściej?

Sprzęt do wideokonferencji. Źródło: Pixabay.com.
Sprzęt do wideokonferencji. Źródło: Pixabay.com.

Jednym z podstawowych jest oczywiście zmniejszenie kosztów podróży. Czasami nie trzeba jechać na spotkanie, jeśli obie strony mogą po prostu połączyć się w swoich biurach, wygodnie. Ma to też wpływ na morale – wiadomo, że pracownicy czasem nawet lubią pojechać na delegację zagranicę, ale niekoniecznie na tydzień do Łodzi. Gdy połączenia wideo zastępują dotychczasowe e-maile czy telefony, choćby w komunikacji wewnątrz firmy, mogą znacznie poprawić wydajność. Jak wiadomo, rozmawiając z kimś, kogo się widzi, człowiek zwraca więcej uwagi na to, co się mówi, i rozumie się więcej. To również poprawia motywację pracowników, a dla potencjalnych klientów czy kontrahentów – zobaczenie naszej twarzy od razu sprawia, że bardziej nas zapamiętują i są nieco bardziej przekonani.

To wszystko razem sprawia, że wideokonferencje mogą być traktowane nie tylko jako ciekawostka, ale rozważane jako potrzebny do spopularyzowania w firmie na co dzień mechanizm, pozwalający wykorzystać zainstalowany modem światłowodowy i wygodne biurowe fotele dla obniżenia wielu kosztów i poprawy wydajności.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *