Właściciele firm żyją z pewnym dylematem, który może rodzić niepokój. Z jednej strony bowiem mamy podstawą w naszej cywilizacji zasadę ignorantia iuris nocet (nieznajomość prawa szkodzi), która zakłada, że nieświadomość przepisów nie jest powodem, by uniknąć kary za ich złamanie. Z drugiej, ilość różnorakich norm jest dość spora i mogą nam czasami umknąć – nie zawsze jesteśmy informowani o wszystkich wymaganiach i konsekwencjach rzeczy, które robimy. I tak niektóre firmy mogą nie wiedzieć do końca, że powinny niszczyć dokumenty, w których przechowywane są pewne informacje. Ilość przepisów dotyczących tajemnicy służbowej oraz danych osobowych jest niemała, i są one rozsiane po wielu szczegółowych przepisach. Często na ten temat istnieją specjalnie rozporządzenia odpowiedniego ministra, np. rozporządzenie ministra zdrowia reguluje niektóre sporne sytuacje, w których lekarz ma obowiązek sięgnąć po niszczarkę. Takie rozporządzenia najczęściej dotyczą służb państwowych, np. policji.

Prywatne firmy zazwyczaj powinny zacząć od zapoznania się z ustawą o ochronie danych osobowych z roku 1997. Jak wynika z niej, właściwie każdy pracodawca jest administratorem danych osobowych. Weźmy choćby pod uwagę, że firma musi przechowywać dane swoich pracowników. Dokumentacja pracy wiąże się z posiadaniem dokumentów zawierających dane osób, które zatrudniamy. Jeśli przetwarzamy dane w związku z działalnością zawodową, zarobkową lub dla realizacji celów statutowych, stajemy się administratorem danych osobowych. Jak widać, trudno byłoby znaleźć biuro, którego to nie dotyczy. Wiąże się to z koniecznością informowania o zbieraniu danych osobowych i wyrażenia przez taką osobę zgody – a także potem z dopilnowaniem, by dane te nie mogły być poznane z zewnątrz – według słów ustawy, „przez usuwanie danych rozumie się zniszczenie danych osobowych lub taką ich modyfikację, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą”.

Niszczarki biurowe są więc bardzo przydatne dla każdej firmy, jeśli nie chcemy organizować wywózki do innego miejsca (co zazwyczaj jest droższe). Pamiętajmy, że w świetle prawa najlepiej, gdy nie tylko pilnujemy usuwania danych osobowych, ale też potrafimy to pokazać ewentualnej kontroli. Także wszyscy zaangażowani pracownicy powinni być odpowiednio poinformowani o zasadach. W zależności, w jakiej branży działamy i jak duża jest nasza firma, potrzeby mogą wahać się od jednej niszczarki biurowej, do posiadania wielu urządzeń, które będą usuwać dane nie tylko poprzez robienie z papieru ścinek, ale i niszczenie innych nośników: płyt kompaktowych, pamięci USB, dysków twardych, czy plastikowych kart.