Warianty prowadzenia księgowości stawiają przed wyborem praktycznie każdego z milionów działających w Polsce przedsiębiorców, czy to chodzi o liczne podmioty jednoosobowej działalności gospodarczej, czy też duże firmy zatrudniające dziesiątki i setki osób. W każdym przypadku urzędy stawiają pewne wymagania, o różnej wielkości: przede wszystkim, oczywiście, pracy z księgowością jest tym więcej, im więcej jest generowanych dokumentów, transakcji, przechodzących przez firmę pieniędzy oraz obsługiwanych klientów i zatrudnianych pracowników. W przypadku działalności jednoosobowej, zasadne jest rozważenie, by księgowością zająć się w pełni samodzielnie, opierając się na podstawowych mechanizmach. Można też wynająć biuro, które w przypadku małej działalności nie będzie wymagać dużych pieniędzy za usługę, a powinno zapewnić bezbłędność wszystkich dokumentów i spokój ducha. Profesjonalny księgowy musi posiadać ubezpieczenie OC – co oznacza, że w razie ewentualnych błędów stwierdzonych przez urzędy i ich kontrole, klient nie powinien ponosić dodatkowych kosztów wysokich czasami kar. Jeśli chodzi o duże firmy, szef raczej nie będzie księgowości prowadził samodzielnie i na pewno skorzysta z fachowca, ale pozostaje pytanie o tryb współpracy – zatrudnić można bowiem księgowego w swojej firmie, albo też delegować pracę do biura rachunkowego. Warianty te mają swoje wady i zalety.

Prowadzenie księgowości samemu wymaga oczywiście wiedzy w zakresie rachunkowości – co nie dotyczy wszystkich osób prowadzących np. jednoosobową działalność. Pamiętać trzeba o terminach, zaliczkach podatkowych, a także o nieustannej edukacji, jako że przepisy dotyczące różnorakich detali rozliczeń mogą się zmieniać. Biuro kosztuje, ale poza tym daje pewność, możliwe porady, a do tego często oszczędność dużej ilości czasu.

W przypadku dużych firm rozważających zatrudnienie osoby lub osób do księgowości – biuro nadal może być opcją tańszą. Wynika to m.in. z faktu, iż część kosztów trzeba ponosić zawsze, a profesjonalne biuro obsługujące wiele firm zapłaci za nie tylko raz – chodzi na przykład o koszty związane z zatrudnieniem, szkoleniami, licencjami na drogie oprogramowanie księgowe, a także dostępnością kadry. Gdy firma zatrudnia własnego księgowego, musi przecież liczyć się z faktem, iż w ciągu jego urlopu czy choroby trzeba będzie nadal wykonywać dane czynności. Osobne biuro rachunkowe zarządza tym łatwiej. Wspomniane ubezpieczenie OC również w przypadku dużych firm jest argumentem przemawiającym za współpracą z biurem rachunkowym. Warto też wspomnieć o kontaktach takiego biura, które będzie posiadać w kadrach albo wśród znajomych wielu specjalistów od finansów, zajmujących się np. poszczególnymi gałęziami prawa handlowego, podatkami itp. Argumentem za posiadaniem księgowych w swojej siedzibie za to jest największa wygoda, skupienie się takiego pracownika w pełni na zadaniach jednej firmy – rzeczy, które dla niektórych pracodawców są kluczowymi. Własny księgowy często aktywniej będzie informował o stanie finansowym firmy, będzie dokładniej analizował wszystkie transakcje i oceniać ich opłacalność oraz różnorakie koszty. Wybór jest indywidualny, choć firmy małego i średniego rozmiaru z racji samej ceny zazwyczaj zdecydują się na wynajęcie usług biura rachunkowego.