Biuro i biurko

Savoir-vivre przez telefon

Telefon to elementarne wyposażenia każdego pracownika biurowego. Trudno sobie wyobrazić sprawne funkcjonowanie firmy bez odpowiedniego modelu – czy to stacjonarnego czy komórkowego. Jeżeli prowadzimy rozmowy biznesowe, niezmiernie ważne jest to, aby zachować dobre maniery, bo od naszej pierwszej relacji telefonicznej może zależeć dalsza współpraca. Dlatego tak istotna jest znajomość kilku zasad savoir-vivre.

rozmowa w biurze (źródło:pinterest)
rozmowa w biurze (źródło:pinterest)

Gdy dzwoni telefon
Wyobraź sobie sytuację, że słyszysz dźwięk telefonu i co wtedy robisz? Przypomnij sobie wszystkie Twoje słowa krok po kroku. Z pozoru banał… prawda? Jednak także to istotna kwestia z punktu widzenia stricte biznesowego. Dzwoni klient – masz zatem okazję do sprzedania swoich usług, zaproponowania współpracy, etc. O czym powinieneś pamiętać podczas rozmowy telefonicznej? Po pierwsze, najpóźniej po trzecim dzwonku należy podnieść słuchawkę i się przedstawić, na zasadzie Jan Kowalski, firma XYZ. Po drugie, nie należy przerywać rozmówcy zarówno w podczas jego monologu, jak i powitania. Po trzecie, jeżeli nie masz czasu na rozmowę z klientem, to po prostu nie odbieraj telefonu. I ostatnia najważniejsza sprawa – zawsze oddzwaniaj do klienta – to nie tylko wyraz zainteresowania, ale i szacunku.

Gdy my sięgamy po słuchawkę
Tym razem Ty stajesz się osobą dzwoniącą do klienta. Pamiętaj, aby już na początku przedstawić się, szczególnie gdy rozmawiać z osobą nieznajomą. Gdy rozmowa ma miejsce w firmie, warto wyrazić szacunek przez tytułowanie przełożonych, np. Panie Dyrektorze. Równie istotny jest czas rozmowy – warto zachować rozsądek i nie dzwonić do klienta po godzinie 20:00, bo każdy ma prawo do odpoczynku. Po przywitaniu należy przejść do konkretów i poinformować w jakiej sprawie dzwonimy. Gdy przewidujemy dłuższą rozmowę telefoniczną, można wcześniej ustalić z potencjalnym rozmówcą  godzinę dialogu.

Niekiedy rozmowa z klientem może okazać się problematyczna, szczególnie gdy pracujemy w call center. Zdarza się i tak, że nasz rozmówca od razu zaczyna krzyczeć do słuchawki. Jak się wtedy zachować? To proste – niech ta osoba się wygada, a Ty zachowaj spokój i nie podnoś głosu. Gdy rozmówca zamilknie, możesz przedstawić ofertę i skoncentruj się na usatysfakcjonowaniu klienta. To nie takie proste jak się wydaje. Rozmowa biznesowa przez telefon to prawdziwa sztuka. Trenuj! praktyka czyni mistrza 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *