akcesoria biurowe, Biuro i biurko, księgowość

Które firmy potrzebują niszczarek biurowych?

Właściciele firm żyją z pewnym dylematem, który może rodzić niepokój. Z jednej strony bowiem mamy podstawą w naszej cywilizacji zasadę ignorantia iuris nocet (nieznajomość prawa szkodzi), która zakłada, że nieświadomość przepisów nie jest powodem, by uniknąć kary za ich złamanie. Z drugiej, ilość różnorakich norm jest dość spora i mogą nam czasami umknąć – nie zawsze jesteśmy informowani o wszystkich wymaganiach i konsekwencjach rzeczy, które robimy. I tak niektóre firmy mogą nie wiedzieć do końca, że powinny niszczyć dokumenty, w których przechowywane są pewne informacje. Ilość przepisów dotyczących tajemnicy służbowej oraz danych osobowych jest niemała, i są one rozsiane po wielu szczegółowych przepisach. Często na ten temat istnieją specjalnie rozporządzenia odpowiedniego ministra, np. rozporządzenie ministra zdrowia reguluje niektóre sporne sytuacje, w których lekarz ma obowiązek sięgnąć po niszczarkę. Takie rozporządzenia najczęściej dotyczą służb państwowych, np. policji.

Efekt działania niszczarki biurowej. Źródło: Pixabay.com.
Efekt działania niszczarki biurowej. Źródło: Pixabay.com.

Prywatne firmy zazwyczaj powinny zacząć od zapoznania się z ustawą o ochronie danych osobowych z roku 1997. Jak wynika z niej, właściwie każdy pracodawca jest administratorem danych osobowych. Weźmy choćby pod uwagę, że firma musi przechowywać dane swoich pracowników. Dokumentacja pracy wiąże się z posiadaniem dokumentów zawierających dane osób, które zatrudniamy. Jeśli przetwarzamy dane w związku z działalnością zawodową, zarobkową lub dla realizacji celów statutowych, stajemy się administratorem danych osobowych. Jak widać, trudno byłoby znaleźć biuro, którego to nie dotyczy. Wiąże się to z koniecznością informowania o zbieraniu danych osobowych i wyrażenia przez taką osobę zgody – a także potem z dopilnowaniem, by dane te nie mogły być poznane z zewnątrz – według słów ustawy, „przez usuwanie danych rozumie się zniszczenie danych osobowych lub taką ich modyfikację, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą”.

Niszczarki biurowe ( sprawdź )  są więc bardzo przydatne dla każdej firmy, jeśli nie chcemy organizować wywózki do innego miejsca (co zazwyczaj jest droższe). Pamiętajmy, że w świetle prawa najlepiej, gdy nie tylko pilnujemy usuwania danych osobowych, ale też potrafimy to pokazać ewentualnej kontroli. Także wszyscy zaangażowani pracownicy powinni być odpowiednio poinformowani o zasadach. W zależności, w jakiej branży działamy i jak duża jest nasza firma, potrzeby mogą wahać się od jednej niszczarki biurowej, do posiadania wielu urządzeń, które będą usuwać dane nie tylko poprzez robienie z papieru ścinek, ale i niszczenie innych nośników: płyt kompaktowych, pamięci USB, dysków twardych, czy plastikowych kart.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *