I małe, i duże firmy borykają się często z kwestią „wrzucania w koszty”. Powodem oczywiście są rozliczenia podatkowe. Zarówno w przypadku małych firm rozliczających się PIT, jak i tych, które płacą CIT, podstawą opodatkowania jest zysk rozumiany jako różnica przychodu i kosztów. Przychód jako taki jest dość stałą wartością, przynajmniej powinien być – po prostu suma kwoty, którą otrzymaliśmy za produkty i usługi. Zazwyczaj bardziej skomplikowane jest radzenie sobie z kosztami uzyskania przychodu, które niekoniecznie będą tożsame ze wszystkimi kosztami w działalności gospodarczej. Prawo w różnych krajach różnie to definiuje, i tak pracodawcy często mogą mieć inne wyobrażenie kosztów, niż polski fiskus. Wrzucanie w koszty to zazwyczaj ważna sprawa dla płatników PIT i CIT. Wrzucanie w koszty dotyczy jedynie tych, którzy rozliczają się na podstawie ryczałtu, gdzie koszty uzyskania przychodu nie mają wpływu na podatek. Ci mogą jedynie szukać stosunkowo małych ulg, np. od internetu czy darowizn.

Co można wrzucić w koszty firmy? Na pewno wszelkie środki trwałe, czyli budynki, maszyny, urządzenia, środki transportu itp., które wykorzystujemy tylko w pracy. Warunkiem zaliczenia ich jako środków trwałych jest założenie używania ich przez ponad rok. Do kosztów w tym sensie zalicza się także wartości niematerialne i prawne. Wszelkie prawa do używania licencji, patentów, własności intelektualnej, które używane są do wykonywania pracy, można wrzucić w koszty firmy. Jeśli chodzi o samochody służbowe, obecnie prawo pozwala odliczać cały VAT z ich zakupu (czy też miesięcznie: raty leasingowej, albo odsetek kredytu+wartość amortyzacji), a także używania – ale tylko wtedy, gdy samochód używany jest wyłącznie do celów firmowych. Wymaga to ostrożności. Auta wykorzystywane tylko częściowo do firmy dają opcję wrzucenia w kosztów 50% takich wydatków.

O każdą wątpliwość warto jest się pytać znającego temat księgowego czy księgowej, ponieważ prawo ma wiele meandrów, a także na bieżąco się zmienia. Przykładowo, rok temu Ministerstwo Finansów potwierdziło dyskusyjną kwestię, że wydatki na obiady czy alkohol w restauracjach mogą być wrzucone w koszty, jeśli posiadamy fakturę – a spotkanie służyło celom biznesowym. Niektóre firmy do dziś unikają jednak umieszczania alkoholu na fakturze. Jednak według oświadczeń samego Ministerstwa, głównym wyznacznikiem ma być po prostu to, czy na takiej kolacji czy spotkaniu prowadzone są rozmowy biznesowe, to jest ich głównym celem. I znów – znajomość tego przepisu to jedno, a dodatkowo musimy odpowiednio zadbać, by w razie kontroli móc wykazać, że było to spotkanie biznesowe.